Vida e Cotidiano

O que é GTD?

Se você já leu algum artigo deste blog antes desse, já deve ter ouvido pelo menos uma vez a palavra GTD, o sistema de organização pessoal que estudo, aplico e amo de paixão. Mas hoje, vou explicar direitinho do que se trata.

GTD é a abreviação de Getting Things Done, uma metodologia de produtividade criada por um americano chamado David Allen. No Brasil, o livro que explica todo o passo a passo para sua aplicação, assim como seus conceitos, chama-se A Arte de Fazer Acontecer.

E para que as coisas de fato aconteçam, o GTD é baseado em cinco passos principais: 

1- Capturar: nada deve ficar na sua mente, sendo assim, você precisa capturar ideias, coisas para fazer, tudo que estiver na sua cabeça deve ir para um lugar confiável.

2- Esclarecer: depois de capturada essas coisas devem ser passadas por um filtro, analisadas. O David explica como fazer em um fluxograma que você vai encontrar mais abaixo.

3- Organizar: separar e organizar suas listas para que estejam de fácil acesso quando você precisar delas.

4- Refletir: minha parte preferida, é hora de pensarmos e planejarmos, definindo prioridades e revisando para não perder nada de vista.

5- Engajar: não é apenas executar, é ter a certeza de que, o que está fazendo, é a melhor coisa que poderia fazer neste momento.

E de fato quando a gente segue o esquema as coisas acontecem, como mágica, e com o mínimo de estresse, isso porque o David, quando criou o método, se baseou no conceito mind like water (mente clara como água), uma analogia usada nas artes maciais. O objetivo principal é esse. Claro que, nem sempre as coisas estarão 100% sobre controle e a ideia não é essa, mas é que você tenha capacidade de voltar ao estado de tranquilidade mesmo depois de uma tempestade que sabemos que acontece a todo momento em nossas vidas.

Fluxograma de processamento do GTD

Como foi dito ali em cima, todas as informações que recolhemos por aí precisam passar por um filtro e abaixo está o fluxograma do GTD:

Para simplificar, vai funcionar assim:

Na hora que você for processar as informações que você capturou durante seu dia a dia, você vai refletir sobre aquilo e se perguntar se demanda uma ação:

  • Se não, você tem as seguintes opções: ou joga no lixo, ou coloca em uma lista de Algum dia/Talvez (uma lista de coisas que você quer fazer, mas não agora), ou é uma informação e deve ir para um arquivo de referência, para que você possa encontrar essa informação quando você precisar.
  • Se sim, você tem as seguintes opções: só precisa de um passo para que eu possa concluir essa tarefa? Se sim e se levar menos de dois minutos, você faz na hora. Se sim e levar mais de dois minutos você organiza essa tarefa: no seu calendário se ela precisar ser feita em um dia específico, ou na sua lista de próximas ações para ser feita o quanto antes. Suas listas de próximas ações devem ser dividas pelo contexto em que você precisa estar para executar aquela tarefa, por exemplo, trabalhando no computador, na rua, no supermercado, e etc. Ou você ainda pode delegar, caso ela seja feita por outra pessoa.
  • Agora se sua tarefa demandar mais de uma ação para ser concluída, no GTD ela recebe o nome de Projeto e irá para uma lista somente de projetos. Essa lista funciona como um índice para que você mantenha seus projetos sobre controle e os execute até o final, e para que isso aconteça, você vai pensar na próxima ação que precisa ser feita para que você alcance aquele objetivo e vai colocar essa próxima ação nas suas listas de ações no contexto correspondente.

Mas é só isso? Conhecendo os níveis do GTD

O GTD pode ter o grau de complexidade que você desejar. Tem pessoas que o usam somente para manter os compromissos e tarefas em ordem, mas ele pode organizar e orientar toda a sua vida, para isso, você vai subindo nos horizontes de foco:

  • Pé no chão: é quando você começa. É colocar em ordem seus compromissos, prazos, e-mails, tarefas e rotinas.
  • Nível 1: é quando você conseguiu manter o básico em ordem e vai para a organização dos projetos que estão em andamento na sua vida.
  • Nível 2: é quando a gente se compromete com as áreas de foco da nossa vida, àquelas áreas em que somos responsáveis, ou seja, nossos papéis (pessoal, profissional, família, estudos, espiritualidade e etc).
  • Nível 3: aí estão os objetivos de curto prazo, de hoje a até dois anos.
  • Nível 4: aí está a nossa visão, daqui a 3, 5 ou 10 anos, o que quero ser, onde quero estar? É para direcionar este caminho.
  • Nível 5: aí fica nosso propósito de vida, nossos valores. Serve para nos guiar sobre nossos passos, escolhas e prioridades hoje.

Revisões do GTD

Mas Bárbara, como eu vou controlar tudo isso? Como vou incluindo as próximas ações dos projetos? Como vou definir minhas prioridades? Nas revisões!

O David orienta a fazermos as revisões com periodicidade e gente, sem elas o negócio não funciona, é parte fundamental mesmo para o sistema rodar, você vai revisar mais ou menos assim, adequando às suas necessidades:

  • Geralmente pelo menos uma vez ao dia: seu calendário, o primeiro que deve ser olhado, é nele que vão estar seus compromissos e coisas a fazer impreterivelmente naquele dia. Sobrou um tempinho? Aí você vai olhar suas listas de próximas ações por contexto, respeitando o contexto que está inserindo e verificando o que pode ser feito agora.
  • Geralmente uma vez por semana: sua lista de projetos, são os seus comprometimentos a curto prazo e vai inserindo as próximas ações para terminá-los.
  • Geralmente uma vez por mês: suas áreas de foco, são as áreas da sua vida que você precisa manter em equilíbrio, é bom olhar pra elas pelo menos uma vez por mês.
  •  Geralmente uma vez a cada 3 ou 4 meses: seus objetivos para que possa verificar se está caminhando para elas.
  • Geralmente uma vez por ano: sua visão de vida (é seu eu ideal quem você quer se tornar) sempre que precisar de inspiração para seguir e seu propósito de vida (o que baseia e guia sua vida) sempre que tiver decisões importantes a tomar.

Como aprender o GTD

Para aprender o GTD, recomendo a ler o livro A arte de fazer acontecer e ir aplicando bem aos poucos. O blog Vida Organizada também traz inúmeros materiais de qualidade. Você também pode assistir aos vídeos do canal GTD Brasil que traz tudo muito bem explicado.

Minhas dicas sobre o GTD pra você

E se eu tivesse que te dar algumas dicas sobre este método pra você que quer aprender, seriam:

  • Vá no seu ritmo: dá vontade de sair aplicando o método todo, porque ele é lindo, de uma vez só, mas calma, a maioria das pessoas levam anos para se aperfeiçoar e aplicar os 5 níveis.
  • Adapte à sua realidade: todo método deve ser aplicado à sua realidade para que funciona de maneira eficaz, mas não abra mão da essência do projeto.
  • Confie no seu sistema: escolha ferramentas que você confia de verdade, pode ser desde papel, até sites e aplicativos, não importa, o GTD não é sobre isso, mas você precisa ter tranquilidade ao inserir as informações ali.
  • Trate seu sistema com carinho: não se boicote. Trate seu sistema com carinho, principalmente seu calendário. Você precisa confiar nele para que as coisas funcionem.
  • Não deixe de revisar: as revisões são parte essencial, faça-as com calma e critério.
  • Reflita: pra mim, o que tem mais significado no GTD é a reflexão que temos que fazer sobre cada coisa. Escrevi mais sobre isso no texto “Quando entendi o “fazer acontecer” do GTD”

Veja também

1 Comentário

  • Reply
    O que são listas de tarefas por contexto? - Bárbara Vitoriano
    9 de Março de 2018 at 06:36

    […] que você não queira aplicar o método GTD por inteiro (se não sabe do que estou falando, leia o post em que explico o método aqui), só o fato de você dividir sua lista de tarefas por contexto você já daria um salto enorme em […]

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