Vida e Cotidiano

Como eu uso o Trello no sistema de organização

Há algum tempo eu venho tentando simplificar meu sistema de organização ao máximo, para que fique cada vez mais objetivo e fácil de manusear.

Para isso, tenho buscado ferramentas que facilitem os processos, principalmente de planejamento. Ainda uso as planilhas no Google Drive para muitas coisas, principalmente para àquelas que preciso manter o histórico, pelo menos por um tempo, mas na hora de organizar ideias simples precisava de uma ferramenta mais prática e é aí que entra o Trello.

Já usava o Trello no mundo corporativo e em alguns projetos compartilhados, mas esse ano, ele se tornou minha ferramenta preferida para colocar as ideias em ordem ou planejar ações e projetos.

Seu visual parece a de um quadro, é muito fácil criar listas, tarefas, checklists, delegar tarefas, inserir informações como fotos, links e prazos.

A facilidade em mudar os cartões de listas e sua versatilidade em se adequar à necessidade do usuário, faz do Trello uma ferramenta que pode ter usos bastante variados.

Baseado no método Kanban, a ferramenta se adequa facilmente às mais diversas necessidades também pelas inúmeras integrações com outras ferramentas, ou seja, você ainda pode ligá-lo a outros

Como eu uso o Trello no sistema de organização

Dentro do GTD, o método de organização que eu estou sempre falando, há um lugar que chamamos de Suporte a projetos. Esse lugar, pode ser físico ou digital e se resumo a um local onde você guarda informações que são úteis para executá-los. Não são as ações e nem o objetivo, são informações de suporte mesmo.

Então no Trello eu mantenho essas informações, principalmente planejamentos e projetos que mantenho com outras pessoas.

E ele é tão versátil que dá para colocar diversos tipos de planejamento, por exemplo, criei um agora com ideias de conteúdo para o canal do YouTube, dividi por tipos e vou estudando e pesquisando e alimentando ali, a partir do momento que eu agendo um dia para gravar aquele vídeo, arquivo o cartão e pronto. Não é algo que eu precise guardar para o futuro.

O outro uso é para acompanhar projetos com outras pessoas, fazemos as seguintes listas: a fazer, fazendo, concluído. Ali a gente acompanha cada ação e como anda o andamento dela, dá para inserir um responsável por cada tarefa.

Também uso para visualizações, por exemplo, tenho um quadro chamado Time Blocking onde desenho a minha semana ideal apenas para visualização e pensar sobre como estou usando meu tempo.

Um outro objetivo que estou usando este ano, é como planner anual, tanto pessoal quanto da família (compartilhado com o marido) pra gente ter uma visualização geral do que temos que resolver e do que queremos fazer ao longo dos meses.

Outras formas que você pode utilizar

Os usos do Trello podem ser muitos. Mesmo se você utiliza algum método de organização, na maioria das vezes dá para adaptar. Conheço pessoas que usam o GTD no Trello, por exemplo, tudo é uma questão de escolher a ferramenta que mais se encaixa na sua rotina e na sua vida.

 

Outras maneiras de usar o Trello é fazer calendários nele, que podem ser semanais ou mensais em cada quadro e ir inserindo as atividades, como uma agenda. A vantagem é poder mudar as coisas de lugar rapidamente e inserir informações como fotos, links, checklists, arquivos, compartilhar ou delegar tarefas com um clique e concentrar tudo em um só lugar, o que por exemplo, na agenda do Google não dá para fazer.

Dá para controlar a limpeza e manutenção da casa com fazer listas de receitas, listas de limpeza da casa, as compras, a reforma de um ambiente, entre muitos outros.

Usar o Trello como um planner completo do seu ano também funciona demais, tanto para o pessoal quanto para a empresa.

No site do Trello, você encontra um blog e muitas sugestões para usar ou melhorar sua experiência com a ferramenta.

 

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